Mutualisation des services d’archives en cas de sinistre | L’exemple du département de la Loire

Par Clémentine CORMORECHE, Chargée de la restauration et de la conservation préventive – Conseil général de la Loire

Les sinistres n’arrivent pas qu’aux autres…

Deux sinistres importants ont touché des services d’archives municipales en deux ans :
Montbrison a connu un incendie en octobre 2007, et Rive-de-Gier une inondation en novembre 2008.

A Montbrison, le fonds de l’hôpital, datant du XIIème au XXème siècle et représentant 100 ml, était stocké dans des locaux provisoires.
Le feu n’a pas touché directement les documents, ce sont les lances à eau qui ont mouillées les archives.
Bilan : 2 ml sont inondés et le reste est humide ou partiellement mouillé.

L’archiviste, aidée de 4 personnes du centre technique municipal, ont pu déblayer les documents et les transférer dans une usine désaffectée pour les traiter. Cinq jeunes embauchés pour la semaine ont participé au séchage.

Des congélateurs inutilisés de la cantine scolaire ont permis de congeler les 2 ml les plus touchés. Ces documents ont ensuite été lyophilisés.

 Photos : Archives municipales de Montbrison

A Rive-de-Gier, la rivière est sortie de son lit et a inondé tout le centre-ville.

Les archives municipales se trouvant au bord de la rivière, et en rez-de-chaussée, les dégâts ont été importants : 50 ml mouillés et maculés de boue. L’archiviste et 10 agents de la mairie ont effectué le transfert de ces archives dans un gymnase.

Le séchage sous buvards a nécessité en tout 44 personnes qui se sont relayées sur plusieurs semaines : collègues des archives municipales et départementales, ainsi que des bénévoles

Le bilan financier de l’opération, hors personnel, s’élève à 80 000€ :

  • buvards et papier absorbant : 1800 €
  • désinfection et dépoussiérage: 18 200 €
  • restauration : 60 000 €

Un nouveau bâtiment d’archives, en zone non inondable, a été construit par la suite.

  Photos : Archives municipales de Rive-de-Gier

Le réseau des archivistes municipaux s’organise

Ces deux expériences ont conforté les archivistes municipaux dans l’idée qu’un sinistre n’arrive pas qu’aux autres, qu’il faut se préparer à son éventuelle survenue, et formaliser l’entraide entre services.

Un groupe de travail a été crée afin de réfléchir à la mise en place d’une mutualisation du personnel et du matériel des services d’archives constitués en cas de sinistre, qui se concrétisera avec la rédaction d’une délibération commune à tous les services.

Huit services participent à ce projet.

  • Le matériel

Un matériel spécifique est nécessaire en cas de sinistre, et il n’est pas toujours facile de se le procurer en urgence.

Chaque service a dressé une liste du matériel disponible dans sa collectivité. Une liste-type a été validé par l’ensemble du groupe, et chacun a demandé de crédits pour la compléter.

Il est important que chaque service ai un petit stock de fournitures dans son service, et qu’en cas de besoin, ce stock puisse être mis en commun.

  • Le personnel

Lors des sinistres de Montbrison et de Rive-de-Gier, les collègues des autres services d’archives sont venus prêter main-forte quelques heures ou quelques jours.

Il serait utile de formaliser cette aide, pour déterminer le temps de la mission, la question de l’assurance des agents, les frais de transports…

  • Rédaction d’une délibération commune

Toute cette réflexion a débouché sur la rédaction d’une délibération commune.

Elle se compose de 3 parties :

La délibération elle-même
La liste des communes engagées dans le projet
La liste du matériel à avoir en stock et celui à mutualiser

Conclusion

Les services participants à ce projet ont tous fait voter la délibération, tout en espérant ne jamais avoir besoin de l’appliquer.
Le groupe souhaiterait maintenant se lancer dans la rédaction de plans d’urgence pour leurs services.
Les archivistes municipaux sont donc encore très impliqués dans ce projet.

 

Clémentine CORMORECHE
Chargée de la restauration et de la conservation préventive
Conseil général de la Loire
Délégation à l’Attractivité, à l’Animation territoriale et à l’enseignement
Archives départementales – 42000 St Étienne

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