Un plan d’urgence est un document écrit, propre à chaque établissement, qui est établi en fonction des ressources humaines et financières disponibles. Le plan traite des mesures de prévention permettant au personnel de réduire les risques et de l’intervention en cas de sinistre, afin de minimiser les dommages subis par les collections.
La mise en œuvre d’un plan d’urgence est propre à chaque établissement ; il est adapté aux spécificités de votre institution et de vos collections.
Bien qu'essentielle, la rédaction d’un plan d’urgence n’est pas systématiquement entreprise par les institutions patrimoniales par manque de temps, de moyens ou de volontés. Il est conseillé de procéder par étapes afin de ne pas se décourager :
- création d’un comité d’urgence (désigner un responsable du plan d’urgence qui dirigera une équipe chargée de mettre au point un plan bien adapté à l’établissement),
- collecte des informations concernant l’établissement,
- rédaction du plan,
- diffusion du plan,
- mise en œuvre du plan.
Pour rédiger un plan d’urgence, il est nécessaire de réfléchir, de discuter, d’expliquer à l’ensemble du personnel les objectifs, les enjeux d’un plan, et enfin de collaborer avec toutes les parties susceptibles d’apporter une aide.
Les objectifs d’un plan d’urgence sont :
- d’éviter tout sinistre qu’il est possible de prévenir ;
- de se préparer à faire face à ceux qu’il est impossible de prévenir ;
- de réduire les pertes d’informations;
- de minimiser les dommages dans les cas où les sinistres sont inévitables ;
- d’assurer l’efficacité maximum des efforts de récupération à la suite d’un sinistre.
La rédaction d'un plan d’urgence englobe trois étapes :
- Évaluation des risques et plan de prévention
- Gestion de la crise
- Bilan du sinistre
